Gute Versorgung beginnt bei guter Planung

Wer in der Pflege, im Krankenhaus oder im Rettungsdienst arbeitet, weiß: Die eigentliche Arbeit findet am Menschen statt. Aber damit das möglich ist – verlässlich, rechtssicher und fair – braucht es Systeme, die im Hintergrund funktionieren. Dienstplanung gehört dabei zu den organisatorischen Grundlagen, auf denen Versorgung aufbaut. Denn gute Versorgung beginnt bei guter Planung.

Umso erstaunlicher ist es, dass viele Einrichtungen dabei immer noch auf Excel oder handgestrickte Lösungen setzen – mit all ihren Schwächen: unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Transparenz, hohe Fehleranfälligkeit.

Dieser Beitrag zeigt sieben typische Zeitfresser in der Dienstplanung – und wie TIMEOFFICE sie auflöst.

1. Krankmeldung – und sofort beginnt das Telefonchaos

Die Herausforderung:
Eine Mitarbeiterin fällt kurzfristig aus – jetzt heißt es: Wer kann einspringen? Wer darf überhaupt noch arbeiten? Wer war zuletzt dran?
Die Folge: stundenlange Telefonate, unklare Absprachen, Stress für alle Beteiligten.

Die Lösung mit TIMEOFFICE:
Ein Klick in der Mobile App genügt: Verfügbare KollegInnen erhalten automatisch eine Benachrichtigung, Rückmeldungen fließen direkt zurück in den Dienstplan.
Die Vertretung wird sofort sichtbar. Einspringprämien werden automatisch erfasst, Auswertungen sind mit wenigen Klicks möglich. Mehr zu TIMEOFFICE Mobile lesen Sie hier.

2. Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag & Co – kaum im Griff

Die Herausforderung:
Wurden Ruhezeiten korrekt eingeplant? Stimmen die Pausenregelungen? Passen die Dienste zu den tariflichen und betrieblichen Vorgaben?

Die Lösung mit TIMEOFFICE:
Ein intelligentes Ampelsystem zeigt sofort, ob alles im grünen Bereich ist – oder wo Handlungsbedarf besteht.
Gesetze, Tarifverträge und individuelle Regelungen sind in der Software hinterlegt und werden automatisch geprüft.

TIMEOFFICE ist übrigens besonders compliant: Unsere Tarifexpert*innen haben immer ein „Ohr am Gleis“, um schnell auf neue Gesetze oder Änderungen in der Tariflandschaft zu reagieren – und diese direkt in TIMEOFFICE abzubilden. Mehr dazu finden Sie hier.

3. Fehlende Übersicht bei Urlaubsständen, Salden und Zuschlägen

Die Herausforderung:
Resturlaub, Mehrarbeit, Minusstunden, Wechselschichtzulagen – wer hat was? Wer darf wann? Wer hat noch welchen Anspruch?

Die Lösung mit TIMEOFFICE:
Alle Informationen sind zentral im System verfügbar – pro Person, Team oder Standort. Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet, Zuschläge korrekt zugewiesen. Kein manuelles Nachrechnen mehr, keine individuellen Excel-Tabellen.

4. Urlaubsanträge per E-Mail oder Zuruf

Die Herausforderung:
Urlaubsanträge trudeln per Mail, in Papierform oder als Zuruf ein. Die Genehmigung verläuft oft intransparent. Das Ergebnis: Rückfragen, Missverständnisse – und im schlimmsten Fall doppelt vergebene Urlaubstage.

Die Lösung mit TIMEOFFICE:
Digitale Workflows sorgen für klare Prozesse: Anträge, Genehmigungen und Benachrichtigungen laufen medienbruchfrei über das System. Mitarbeitende sehen den Status ihres Antrags jederzeit im Portal, Verantwortliche behalten den Überblick im Dienstplan.

5. Qualifikationen und Rollen – in Excel kaum planbar

Die Herausforderung:
Nicht selten stehen Mitarbeitende im Dienstplan, denen für bestimmte Aufgaben die Qualifikation fehlt – oder deren Rolle nicht zugewiesen wurde. Die Folgen können gravierend sein – besonders in sicherheitskritischen Bereichen.

Die Lösung mit TIMEOFFICE:
Planung nach Qualifikation, Rolle und Anforderung ist in TIMEOFFICE Standard. Die Software erkennt frühzeitig, wenn Qualifikationen fehlen, und weist visuell auf Unter- oder Überbesetzungen hin. So lassen sich Besetzungsfehler systematisch vermeiden.

6. Jahresplanung mit Ferien, Kuren und Fortbildungen

Die Herausforderung:
Eine strukturierte Jahresübersicht mit allen relevanten Faktoren – von Ferien über Fortbildungen bis zu langfristigen Diensten – ist in Excel kaum darstellbar. Meist fehlt der Überblick.

Die Lösung mit TIMEOFFICE:
Langfristige Planungen sind in verschiedenen Ansichten möglich: Monat, Quartal oder Jahr.
Urlaube und Ferienzeiten werden farblich hervorgehoben. Filter ermöglichen eine schnelle Eingrenzung – für Planungen, die vorausschauend und stabil sind.

7. Dienstpläne über WhatsApp teilen? Lieber nicht.

Die Herausforderung:
In der Praxis werden Dienstpläne häufig per WhatsApp, Signal oder anderen privaten Messengern verteilt – aus Zeitnot, aus Gewohnheit oder weil es vermeintlich unkompliziert ist. Doch genau das ist ein echtes Risiko: Denn Dienstpläne enthalten personenbezogene Daten und dürfen nicht über unsichere oder private Kanäle verschickt werden. Datenschutzverstöße in diesem Bereich können erhebliche rechtliche Folgen haben – für Unternehmen ebenso wie für Einzelpersonen. Und das Vertrauen im Team leidet, wenn sensible Informationen unkontrolliert die Runde machen.

Die Lösung mit TIMEOFFICE:
Mit TIMEOFFICE ist der Dienstplan für alle Mitarbeitenden jederzeit in der App verfügbar – datenschutzkonform, aktuell und übersichtlich. Änderungen werden automatisch per Push-Nachricht mitgeteilt. Zusätzlich stehen der erweiterte Stundennachweis und der Jahresnachweis mit allen Abwesenheiten digital bereit.

Keine Screenshots. Keine Messenger-Umwege. Kein Risiko.
Stattdessen: maximale Transparenz und Sicherheit – direkt über eine professionelle, integrierte Lösung.

Fazit: Planen statt kämpfen

Die Anforderungen an eine moderne Dienstplanung sind heute höher denn je. Die gute Nachricht: Mit TIMEOFFICE steht eine Software zur Verfügung, die all diese Anforderungen erfüllt – und gleichzeitig den administrativen Aufwand deutlich reduziert.

Sie planen nicht nur gesetzeskonform, sondern auch nachvollziehbar, transparent und effizient.

Für mehr Ruhe im Alltag – und mehr Zeit für das, was wirklich zählt: eine gute Versorgung und ein starkes Teamgefühl.