Der TIMEOFFICE Reboot

Manchmal ist es Zeit für einen Neustart. Der TIMEOFFICE-Reboot kommt zum Einsatz, wenn Kunden TIMEOFFICE seit mehr als zehn Jahren im Einsatz haben. Denn dann sind die Daten häufig veraltet und die Nutzenden sind meist nicht initial auf dem System geschult worden und daher oft unsicher in dessen Bedienung. Mit dem TIMEOFFICE-Reboot machen wir das System wieder sauber administrierbar.

Warum ein TIMEOFFICE-Reboot?

Nach zehn Jahren besteht das Risiko, dass Kunden durch die ständigen tariflichen und gesetzlichen Veränderungen den Überblick verloren haben, welche dieser Anpassungen sie bereits vorgenommen haben und welche nicht. Zudem sorgen „Karteileichen“ für eine Überladung und Verlangsamung des Systems. Auch Workarounds haben sich durch den zwischenzeitlich meist mehrfachen Wechsel von Administratoren und Benutzern eingeschlichen.

Das hausinterne Wissen wurde häufig über die Jahre nicht reibungsfrei weitergegeben und das führt zu einem unsicheren und vielleicht sogar falschen Umgang mit TIMEOFFICE. Durch die fehlerhafte Nutzung des Systems wiederum wird das Potenzial von TIMEOFFICE nicht ausgeschöpft. Und: Nach mehr als einem Jahrzehnt sind die in TIMEOFFICE hinterlegten Organisationsstrukturen oftmals veraltet und die Berechtigungen entsprechen nicht mehr den aktuellen Anforderungen.

Das Zusammenspiel einiger oder aller dieser Punkte kann verständlicherweise zu einer Unzufriedenheit mit dem System führen.

Vorteile des Reboots

• Bei einem vergleichsweise geringen Kosten- und Zeiteinsatz erhalten Sie ein vollständig neu konfiguriertes und optimal auf Ihre Organisation abgestimmtes System.
• Anwenderinnen und Anwendern arbeiten nach dem Reboot weiterhin in dem ihnen vertrauten und verlässlichen TIMEOFFICE, jedoch sicherer und dadurch zufriedener als zuvor.
• Dank der Bereinigung der Altdaten und einem grundlegenden Aufräumen des Systems wird TIMEOFFICE wieder zu derjenigen Lösung, die Sie bestmöglich im Alltag unterstützt und Ihnen strategische Handlungsräume verschafft.

Die Aufräumarbeiten

Innerhalb eines Reboots werden unbrauchbare Daten, wie überholte Dienste und Organisationsstrukturen, gelöscht. Veraltete Daten, z. B. ausgeschiedene Mitarbeiter und alte Dienstpläne, werden archiviert. Und TIMEOFFICE wird auf die neueste Variante aktualisiert. Dafür wird eine neue Datenbank aufgebaut und neue Funktionen durch neue Soft- und ggf. Hardware realisiert. Die alte Datenbank wird gleichzeitig als Archivsystem bereitgestellt. Das System erhält somit eine vollständige Frischzellenkur und ist wie neu.

Alles auf Null

Um dorthin zu gelangen, bedarf es vier Stufen. Diese bestehen aus der Analyse des aktuellen Systems, dem Organisationsgespräch, der Erstellung eines neuen Fachkonzepts und der Schulung der Nutzenden. Das bedeutet, wir stellen uns beim Reboot genau dieselben Fragen wie bei der Neueinführung von TIMEOFFICE, um die Lösung optimal und individuell auf die Kundenorganisation einzustellen.

• Analyse des Systems

Wir schauen uns die gesetzlichen Vorgaben und tariflichen Regelungen an und analysieren, an welchen Stellen diese den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden müssen. Dasselbe gilt für die derzeit hinterlegten Dienst- und Betriebsvereinbarungen. Außerdem betrachten wir, wie die in TIMEOFFICE verfügbaren Informationen in der Organisation genutzt werden.

Des Weiteren analysieren wir Datenquantität und -qualität, suchen nach überholten Programmierungen und prüfen, welche Module ggf. reaktiviert werden sollten

• Organisationsgespräch

Im Organisationsgespräch stimmen wir uns mit dem Kunden zum Aufbau der neuen Datenbank ab. Wir besprechen gemeinsam die anzupassenden Tarifregelungen und Berechnungsalgorithmen und klären, welche Daten tatsächlich übernommen werden sollen.

• Fachkonzept

Das neu erstellte Fachkonzept dient als Nachschlagewerk der neuen Systemeinstellungen und der gemeinsam vereinbarten Regelungen. Darüber hinaus ist es die Grundlage für zukünftige Anpassungen und Veränderungen in TIMEOFFICE.

• Schulungen

Nachdem TIMEOFFICE komplett neu aufgesetzt wurde, schulen wir die Administratorinnen und Administratoren sowie die Dienstplanenden im neu aufgesetzten System. Dadurch ist ein einheitlicher Wissensstand und ein sicherer Umgang mit TIMEOFFICE gewährleistet. Und im Ergebnis steigt die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer an.

TIMEOFFICE nach dem Reboot

• Ein aufgeräumtes System
• Einsatz der neuesten Funktionen
• Rechtliche Sicherheit
• Einheitlicher Wissenstand

Bei Interesse melden Sie sich gerne beim Klartext-Team: klartext@pradtke.de 

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