26. April 2022 Krankenhaus und Gesundheitswesen, Produkte und Services Alles auf Anfang mit TIMEOFFICE Rahel HuhnTeam strategische Kommunikation Artikel teilen Der Kunde Das Lebenszentrum Königsborn ist ein anerkanntes Kompetenzzentrum für Menschen mit Behinderungen in Unna-Königsborn. Zum Unternehmen gehören eine Fachklinik für Kinderneurologie und Sozialpädiatrie, ein sozialpädiatrisches Zentrum, ein Autismus-Therapie-Zentrum, Wohnangebote für schwerstmehrfach behinderte Kinder und Jugendliche, eine Schule, eine vollstationäre Wohn-, Therapie- und Pflegeeinrichtung sowie ambulante Dienste.
Die Ausgangssituation Als sich das Lebenszentrum Königsborn im Jahr 2019 für einen Reboot entschied, setzte das Unternehmen TIMEOFFICE bereits seit über zehn Jahren ein. Zu diesem Zeitpunkt war die Zufriedenheit mit Produkt und Unternehmen gering. „Unser Hauptproblem war: viel zu viele Menschen hatten viel zu viele Berechtigungen“, sagt Nadine Schafsteller, Teamleitung Personalabteilung. Darüber hinaus hatten vor allem nicht geschulte Vertretungen über die Jahre hinweg unnötige Dienste und Parameter aufgebaut. „Jede Einrichtung hat auf ihre ganz spezielle Weise mit TIMEOFFICE gearbeitet.“ Eine Vergleichbarkeit der Daten war nicht mehr gegeben. Zu viel Ballast verstopfte das System. Die Analyse Für den Reboot hat das Klartextteam von Pradtke zuerst alle relevanten Daten aus dem alten System gezogen und bereinigt. Datenquantität sowie -qualität wurden betrachtet und überholte Programmierungen bereinigt. Pradtke analysierte zudem die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und tariflicher Regelungen sowie der Dienst-/Betriebsvereinbarungen.
Das Organisationsgespräch „Wir haben uns gemeinsam mit dem Klartextberater zwei Tage zurückgezogen und überlegt, wie Prozess und Parameter der Dienstplanung künftig aussehen sollen“, so Nadine Schafsteller. „Das war wichtig, da TIMEOFFICE bei uns auf sehr unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sein muss.“ Auf dieser Basis wurde geklärt, wie die neue Datenbank aufgebaut werden soll, welche Tarifregelungen und Berechnungsalgorithmen implementiert und welche Daten übernommen werden.
„Die Effekte in der Personalabteilung sind riesig,“ so Nadine Schafsteller, Teamleitung der Personalabteilung, Lebenszentrum Königsborn
Das Fachkonzept Das Klartext-Team hat alle mit dem Kunden vereinbarten Inhalte dann in ein neues Fachkonzept überführt. Dieses dient als Nachschlagewerk zu den neuen Systemeinstellungen und gemeinsam vereinbarten Regelungen. Die Schulungen „Unser Klartext-Berater hat uns alles von Grund auf erklärt. Das war ein Aha-Effekt!“, so Schafsteller. Alle Mitarbeitenden, die mit TIMEOFFICE arbeiten, wurden geschult. „Alle für uns wichtigen Arbeitsschritte im System wurden nochmal vermittelt. Heute arbeiten wir souverän und zeitsparend mit TIMEOFFICE.“
