Größtmögliche Übersicht schaffen mit TIMEOFFICE

Der Kunde

Zum Fachdienst Feuerwehr und Rettungsdienst der Landeshauptstadt Schwerin, kurz Feuerwehr Schwerin, gehören Berufsfeuerwehr, Katastrophenschutz und Rettungsdienst, die Rettungsdienstschule sowie Integrierte Leitstelle für die Region Westmecklenburg. Im Fachdienst sind rund 250 Mitarbeitende, bestehend aus Einsatzkräften und Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern, beschäftigt und müssen täglich koordiniert werden.

Die Herausforderung

Die Feuerwehr Schwerin setzt TIMEOFFICE seit dem Jahr 2013 ein. Die Softwarelösung hat zu diesem Zeitpunkt das bis dahin verwendete Gespann aus Excel-basierter Dienstplanung und elektronischer Zeiterfassung ersetzt.

Wie bei Feuerwehren üblich treffen auch in Schwerin gesetzliche Bestimmungen und aktuelle Besoldungs- und Tarifverträge auf lokal gewachsene Besonderheiten. „Bei uns arbeiten die Beamtinnen und Beamten der Berufsfeuerwehr in 24-Stunden-Schichten, der Rettungsdienst wiederum in 12-Stunden-Schichten. Unsere Rettungswagen sind anteilig mit 12- und 24-Stunden-Schichtlern besetzt. Das zu koordinieren, ist eine Herausforderung“, sagt Dr. Stephan Jakobi, Leiter der Feuerwehr Schwerin. Hinzu kommt, dass es in Schwerin verschiedene Funktionsgruppen gibt, die zum Teil mit demselben Personal ausgestattet sind.

Einen gerechten und transparenten Dienstplan zu erstellen, der eine bereichsübergreifende Planung erlaubt, ohne dass sich die Beteiligten für die Planung persönlich zusammensetzen müssen, ist eine zentrale Aufgabe an das Dienstplansystem. Denn in Schwerin sind Vorgesetzte und Dienstplanende Teil des Schichtrhythmus.

Die Lösung

Durch den Einsatz von TIMEOFFICE kann das vielfältige Personal in Schwerin konzertiert verplant und eingesetzt werden. Dafür sind in TIMEOFFICE alle relevanten Tarif- und Gesetzeswerke wie etwa AZVO M-V und TVöD stets aktuell hinterlegt, ergänzt um die hauseigenen Dienstvereinbarungen.

Für die Dienstplanung berücksichtigt TIMEOFFICE zudem die vorgeschriebene Mindestvorhaltung, Funktion und Qualifikation der Einsatzkräfte, ihren Beamt:innen- bzw. Angestelltenstatus und eine Ausgewogenheit in der Verteilung der Dienste zu ungünstigen Zeiten (DuZ).

Zudem kann mit TIMEOFFICE dank der vielen automatischen Einstellungen die besonders bei der Feuerwehr komplizierte Dienst- und Einsatzplanung stark vereinfacht werden. So lassen sich mit dem Programm sämtliche Schichtmodelle so planen, dass alle Mitarbeitenden gerecht mit Arbeitslasten zwischen Brandschutz und Rettungsdienst eingeteilt sind. Auf Basis des monatlichen Dienstplans kann dann daraus der Wach- und Einsatzplan für die jeweilige Schicht erstellt werden.

Fazit des Kunden

Mit TIMEOFFICE haben wir die größtmögliche Übersichtlichkeit: Wir können alle Dienste transparent und gerecht planen, vergeben und monitoren. Vor allem die bereichsübergreifende Planung erleichtert uns das Leben. Dank TIMEOFFICE können wir mit unseren Mitarbeitenden einfach mehr erreichen.

Die in TIMEOFFICE hinterlegten Dienste werden automatisch via Schnittstelle an unser Lohnsystem Loga übermittelt. Das sichert eine reibungslose Abrechnung sowie die pünktliche Auszahlung von Sonderzuschlägen ans Team.