Portfoliomanager Marc Otten über Digitalisierung

Marc ist seit einem Jahr als Leiter der Softwareentwicklung für Innovations- und Portfoliomanagement bei der Pradtke GmbH zuständig. In unserem Jahresauftakt 2023 spricht er mit uns über das große Thema Digitalisierung im Gesundheitswesen.

Kann die Software Deiner Meinung nach die Digitalisierung besonders unterstützen und wenn ja, warum?

TIMEOFFICE ist vor über 20 Jahren in einer Zeit entstanden, wo im Gesundheitswesen Dienstplanung auf Papier durch Software abgelöst wurde. In all der Zeit seitdem stand für Pradtke im Vordergrund, die Software so anpassbar und konfigurierbar zu gestalten, dass sie in der Lage ist, alle kundenindividuellen Gegebenheiten wie z.B. flexible Personaleinsatzkonzepte, bestimmte Berechtigungslogiken oder individuelle Betriebsvereinbarungen darstellen kann. Somit hat sie dazu beigetragen, die unbestreitbare Flexibilität von Papier-Lösungen mit allen Vorteilen einer digitalen Organisationsverwaltung zu verbinden.

Jetzt und in Zukunft widmen wir uns aber dem nächsten Schritt: TIMEOFFICE soll sich im Zusammenspiel von ergänzenden Produkten von einem reinen Dokumentationswerkzeug zu einer Software entwickeln, die Nutzerinnen und Nutzern dabei hilft, Entscheidungen zu treffen. Oder im Idealfall diese Entscheidungen entlang von vorgegebenen Parametern selber trifft.

Warum tun sich Kliniken so schwer, neue digitale Hilfen einzuführen?

In Deutschland stehen zum Beispiel hohe regulatorische Hürden und auch politische Sprunghaftigkeit häufig im Wege, wie man z.B. bei dem sehr langen Prozess der Einführung von digitalen Patientenakten gesehen hat.

Aber auch in den Einrichtungen selbst sind einige Faktoren begründet. Zum einen spielt Digitalität in der Ausbildung der meisten Mitarbeitenden im Gesundheitswesen keine Rolle, so dass häufig wenig Affinität für diese Themen vorhanden ist. Auch sehr hohe Anforderungen an den Datenschutz sind – bei aller Berechtigung des Themas – häufig ein Grund für die Verhinderung der Einführung digitaler Tools. Und letztlich sind in vielen Organisationen die Budgets für IT-Personal, Ausstattung und Schulung auch relativ gering, wie der Digital Radar Krankenhaus zuletzt wieder gezeigt hat.

Wie kann man der Digitalisierung Deiner Meinung nach einen entscheidenden Anstoß geben?

Durch demographische Faktoren wird das Personal im Krankenhaus glücklicher Weise immer digital-affiner, wie wir z.B. an der großen Begeisterung der Mitarbeitenden für TIMEOFFICE Mobile sehen.

Ein weiterer wichtiger Impuls wäre es aus meiner Sicht, die digitale Kompetenz in Ministerien und bei politischen Entscheidern zu steigern, um informiertere Eigenpositionen entwickeln zu können. So könnte verhindert werden, dass Lobbyverbände der Politik unausgewogene und stark einseitig profitorientierte Konzepte vorschlagen, wie wir zuletzt bei der Einführung der Telematik-Infrastruktur und den damit verbundenen Folgekosten für Versorger gesehen haben.

Und nicht zuletzt sind natürlich wir Hersteller gefragt, Software bereitzustellen, die einfach zu bedienen ist und für die Nutzenden einen wirklichen Mehrwert bringen. Auch hier ist sicher noch viel Luft nach oben.

Kann die Pradtke GmbH in Kliniken mithilfe neuer Features neue digitale Impulse setzen?

Wie schon erwähnt haben wir mit unserer Mobile App erstmals einen Kanal zu den Mitarbeitenden selbst geschaffen, die nun mit unserem Software-Ökosystem interagieren können. Damit haben wir eine Grundlage, um zukünftig Workflows innerhalb der Krankenhäuser komplett digital abzubilden. Zum Beispiel können im Laufe diesen Jahres Dienstplanende offene Schichten einfach per Umfrage in der App besetzen. Auch andere Workflows wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Dienst- bzw. Freiwünsche können dann digital vom Mitarbeitenden über Dienstplanende bis hin zur Personalverwaltung digital abgebildet werden.

Damit werden wir bei der Transformation hin zu Digitalität schon ein gutes Stück weiterkommen. Parallel forschen und entwickeln wir an digitalen Assistenzsystemen für unsere Software, die bei vielen Entscheidungen wie z.B. der Bearbeitung von Anträgen begründete Vorschläge machen, wie sich ein Nutzender auf Basis von vorliegenden Daten entscheiden sollte.

Welche Erkenntnisse konnten aus diesem Projekt gewonnen werden und konnte Pradtke die Erkenntnisse bereits umsetzen?

Wir haben im Rahmen des Projekts erstmals große Datenmengen über Soll- und Ist-Planungen mehrerer Einrichtungen anonymisiert zusammengeführt. Aus der Analyse dieser Daten lassen sich für Kunden-Organisationen wichtige Erkenntnisse ableiten.

Aktuell arbeiten wir nun daran, diese Erkenntnisse in konkrete Features umzusetzen. So könnte es zum Beispiel bald möglich sein, bestimmte Kennzahlen wie die Ausfallquote mit Benchmarks zu vergleichen, welche wir aus Daten aller Pradtke-Kunden erstellen. Auch können wir auf Basis dieser Daten zukünftig Prognosen zur Bedarfssituation auf Stationen, zur Bettenbelegung oder zur Ausfallwahrscheinlichkeit errechnen. Hierfür erarbeiten wir zurzeit Prototypen, welche wir in den nächsten Jahren gemeinsam mit Kunden marktreif machen wollen.

Wenn in unserem Haus Ideen für neue Features entstehen, diskutieren wir diese immer mit unseren Kunden, um deren Wertbeitrag abschätzen zu können und Details zur Konkretisierung der Ideen zu erfahren. Da wir ohnehin durch unsere Service-Teams sehr präsent bei den meisten Kunden sind, kommen Impulse für Feature-Ideen sogar häufig direkt aus der Praxis zu uns.

Durch unsere iterative Konzeptions- und Entwicklungsarbeit beziehen wir Kunden möglichst häufig in den Prozess ein, um schnell Feedback zu bekommen und immer wieder neu zu bewerten, wie ein Feature optimiert werden kann, um den meisten Nutzen zu stiften.

Die intensive Diskussion mit Kundenorganisationen zu neuen Features ist allerdings nicht immer einfach, weil unsere Kontaktpersonen bei den Kunden verständlicher Weise häufig nicht die Zeit für eine intensive Beteiligung an einer Feature-Entwicklung finden.

Was sind die größten Chancen der Digitalisierung? Meinst Du, es gibt auch Grenzen?

Ich denke, dass die größte Chance für das Gesundheitswesen durch Digitalisierung und Digitalität ist, dass sich Mitarbeitende der Einrichtungen weniger um Verwaltungstätigkeiten und stattdessen mehr um ihr eigentliches Kerngeschäft, der Versorgung von Patientinnen und Patienten kümmern können. In einem angespannten Gesundheitssystem mit großer Personalknappheit ist dies das wichtigste Ziel der Digitalisierung.

Grenzen werden in dieser Entwicklung zum einen durch Vorgaben an den Datenschutz gesetzt, welche ihre Berechtigung haben und bei unserer Arbeit höchste Priorität genießen, aber aus meiner Erfahrung auch manchmal ein vorgeschobener Grund für Verhinderungsbestrebungen sind.

Zum anderen ist uns natürlich bewusst, dass bei aller Sinnhaftigkeit von digitalen Workflows diese die persönlichen Beziehungen von Mitarbeitenden im Gesundheitswesen nie ersetzen werden können. Denn diese Beziehungen von engagierten Menschen sind es, die den Laden letztlich am Laufen halten. Unsere und andere digitale Tools können das lediglich unterstützen.