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Welche Bedeutung hat gute Dienstplanung für die Versorgungssicherheit?

In Unternehmen spielen die effektive Planung und Organisation des Personals eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeitsprozesse. Je mehr Menschen in einer Organisation arbeiten, desto wichtiger sind Personal- und Dienstplanung. In Krankenhäusern, in denen Leistungen an der Schnittstelle zwischen Menschen verschiedener Professionen entstehen, ist die Einsatzplanung der Schlüssel zur Versorgungssicherheit.

Die effektive Planung und Organisation der Mitarbeitenden sind besonders relevant in personalstarken Organisationen wie Krankenhäusern und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens. Die große gesamtgesellschaftliche Bedeutung dieser Berufsgruppe zeigt sich auch an den Zahlen: Insgesamt gab es zum Jahresende 2021 sechs Millionen Beschäftigte im Gesundheitswesen. Davon waren rund eine Million Vollkräfte in den insgesamt etwa 1.900 deutschen Krankenhäusern tätig. (Quelle: Statistisches Bundesamt)

Mit rund 40 Prozent machte das Pflegepersonal zwar den größten Mitarbeiteranteil aus, die Bertelsmann-Stiftung zeigte jedoch bereits vor einigen Jahren, dass Deutschland im internationalen Vergleich der Personalausstattung deutlich unterdurchschnittlich ist: Auf 1.000 Behandlungsfälle kamen bei uns im Jahr 2012 rechnerisch 19 Pflegekräfte (Vollzeitstellen). Im Schnitt der OECD-Länder waren es hingegen fast 32, in Japan sogar gut 53 Vollzeitpflegestellen pro 1.000 Patienten.

Ressourcenknappheit: Das Kernproblem von Krankenhäusern

Das ist alles andere als ein Luxusproblem. Denn wo Personal generell knapp ist, können längerfristige Engpässe zum Schließen ganzer Abteilungen und damit zu wirtschaftlichen Einbußen führen, die das Haus schlimmstenfalls in die Insolvenz treiben. Und Fakt ist, dass Pflegepersonal in Deutschland durchweg eine extrem begrenzte Ressource ist, deren Knappheit deutliche Auswirkungen auf die gesamte Kliniklandschaft hat. Rechtlich Rahmenbedingungen wie die Pflegepersonaluntergrenzen (PpUG) beeinträchtigen die finanzielle und organisationale Gesundheit von Krankenhäusern darüber hinaus.

Dass es zudem um die aktuelle Finanzierung der deutschen Krankenhauslandschaft nicht gut bestellt ist, zeigt auch der jüngst veröffentlichte Krankenhaus Rating Report des RWI-Leibniz-Instituts für Wirtschaftsforschung in Essen. Darin ist zu lesen, dass im Jahr 2021 knapp jede dritte Klinik auf Konzernebene einen Jahresverlust schrieb und jede neunte sogar im „roten Bereich“ mit erhöhter Insolvenzgefahr lag.

Tiefroter Blick in die Zukunft

Auch wenn für das aktuelle Jahr noch keine Daten vorliegen, erarbeiteten die Expertinnen und Experten des RWI anhand der aktuellen Trends eine Projektion, die eine weitere Verschärfung der Lage für die kommenden Jahre erwarten lässt. Demnach würde der Anteil der insolvenzgefährdeten Kliniken im Jahr 2023 auf 18 Prozent und bis 2030 auf 44 Prozent steigen. Der Anteil der Krankenhäuser mit einem Jahresverlust würde 2023 auf 47 Prozent und bis 2030 sogar auf 58 Prozent wachsen.

krankes Krankenhaus

Und so trifft eine zum Zerreißen angespannte wirtschaftliche Lage der Krankenhäuser mit Wucht auf personelle Ressourcenknappheit. Diese führt nicht nur zu einer Überforderung der Mitarbeitenden, sondern gefährdet sowohl Patientinnen und Patienten als auch die gesamte Organisation. Denn wie die Bertelsmann-Stiftung ebenfalls festhält, hängt die Güte eines Krankenhauses und der dortigen Patientenversorgung genauso von der medizinischen Versorgung wie von der pflegerischen Betreuung ab. So sei es nicht zuletzt die Pflege im Krankenhaus, die über die Qualität der Patientenversorgung entscheidet und oft auch darüber, ob eine Operation zum gewünschten Erfolg führt. Bei schlechter Pflege könnten sich Wundinfektionen, Stürze und andere Komplikationen häufen.

Die Gesamtlage des Patienten „Krankenhaus“ ist besorgniserregend: Sowohl die akute Ressourcenknappheit, als auch die zunehmenden erdrückenden Regularien, die komplexen Prozesse sowie die internen als auch externen schwersten Bedingungen lähmen die Organisationen.

Deshalb bleibt es trotz aller derzeitigen Bemühungen der Politik, Pflegekräfte etwa aus Brasilien und Mexiko anzuwerben, immer die zentrale und entscheidende Aufgabe, verfügbare Ressourcen genauso einzusetzen, dass die Prozesse im Krankenhaus optimal gestaltet und die Patientinnen und Patienten bestmöglich betreut werden.

Effektive Dienstplanung: die Herz-Lungen-Maschine fürs Krankenhaus

Um ein Krankenhaus tatsächlich zum bestmöglichen Leistungserbringer zu machen und die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, kommt dem Tool „Dienstplanung“ eine Rolle bei, die in ihrer Relevanz nicht hoch genug eingeschätzt werden kann. Denn in Krankenhäusern entstehen Leistungen an der Schnittstelle zwischen Menschen verschiedener Professionen.

Hier sind clevere Softwarelösungen gefragt, die trotz der Knappheit eine effektive Ressourcenverteilung im Krankenhaus sicherstellen, die schlicht Grundlage für die optimale Patientenversorgung ist und damit die tägliche Basis, um die Zukunft der Organisation „Krankenhaus“ zu sichern. Daher ist die Einsatzplanung der Schlüssel zur Versorgungssicherheit, um auch in kritischen Situationen handlungsfähig zu bleiben.

Dienstplanung: höchste Komplexität abbilden und agil bleiben

Schaut man sich an, welche Informationen und Daten notwendig sind, um Dienstpläne zu erstellen, wird klar: Das ist alles andere als trivial, sondern stellt Krankenhäuser und Kliniken vor komplexe und dynamische Herausforderungen.

Denn Dienstplanende müssen viele Anforderungen berücksichtigen, um effiziente Arbeitsabläufe und eine optimale Personalplanung zu gewährleisten:

Einerseits müssen sie grundsätzliche Rahmenbedingungen im Blick haben. Dazu zählen die Anforderungen der Organisation sowie der konkreten Arbeitsstelle, für die der Plan erstellt wird. Das beinhaltet etwa die unterschiedlichen Tarifverträge im Haus (z. B. TVÖD, Ärzte- und Haustarife). Dazu gehören auch Arbeitszeiten, unterschiedliche Schichtmodelle, spezielle Anforderungen an bestimmte Positionen sowie gesetzliche und regulative Vorgaben, wie Ruhezeiten, maximale Arbeitszeiten oder die jeweiligen Personaluntergrenzen.

Andererseits müssen sie diese Anforderungen mit dem verfügbaren Personal abgleichen. Hierbei gilt es, die individuellen Präferenzen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu berücksichtigen, auch um Konflikte und Überlastungen zu vermeiden. Darüber hinaus sind die Qualifikationen und Erfahrungen der Mitarbeitenden entscheidend, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen mit den entsprechenden Fähigkeiten an den jeweiligen Positionen eingesetzt werden. Nicht zuletzt sollte ein Dienstplan auch auf die Bedürfnisse der Patientinnen und Patienten abgestimmt sein, um eine angemessene Versorgung und Betreuung sicherzustellen.

Zu diesen fixen Faktoren kommen außerdem dynamische Veränderungen wie unvorhergesehene etwa krankheitsbedingte Ausfälle, Engpässe aufgrund von Urlaub sowie kurzfristige Personalbedarfe wegen erhöhter Fallzahlen, die alle in einem Dienstplan berücksichtig werden müssen.

Digitale Möglichkeiten eröffnen Handlungsspielräume

Digitale Systeme sind heute und in Zukunft zwingend notwendig, um einen ausgeglichenen und fairen Dienstplan zu erstelle. Damit können die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden und die Effektivität der Prozesse im Krankenhaus wird sichergestellt. Das bedeutet: Eine clevere, softwaregestützte Dienstplanung ermöglicht es den handelnden Personen im Krankenhaus, sich täglich neue Handlungsfreiräume zu eröffnen – und das trotz massiv einschränkender Rahmenbedingungen.

Vor dem Hintergrund des drastischen Personalmangels spielt auch das Management von Ausfällen eine zentrale Rolle. Vor allem kurzfristige Personalausfälle stellen viele Krankenhäuser täglich vor ein immenses Problem. Ein softwaregestütztes Ausfallmanagement hilft Dienstplanende dabei, objektive und mitarbeiterfreundliche Entscheidungen in nur wenigen Sekunden zu fällen. Ein immenser Vorteil, denn bisher benötigen sie im Schnitt rund anderthalb Stunden, um einen Ausfall zu kompensieren. Mit einem digitalen Ausfallmanagement sehen sie auf einen Blick, welche Kräfte mit welchen Qualifikationen auf den Stationen verfügbar sind. Dadurch wird die Nutzung und Verteilung der vorhandenen Ressourcen direkt optimiert.

Direkte Kommunikation, Transparenz, Einbindung und Vernetzung sind wichtige Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Eine mobile App als unmittelbares Kommunikationsmedium kann dies abbilden und gewährleisten. Optimal in das digitale Dienstplanprogramm integriert, verfügt sie über eine direkte Schnittstelle zum Dienstplan. Anstelle der häufig in Krankenhäusern praktizierten Kommunikation über die bekannten Kurznachrichtendienste, mit der eine Parallelwelt aufgebaut wird, erfolgt der Austausch dann über die integrierte mobile App und kann direkt in die Planung überführt werden. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Weitere Informationen zur optimalen Integration von digitalen Dienstplansystem, Ausfallmanagement und mobile App unter: TIMEOFFICE strategische Dienst- und Personaleinsatzplanung (pradtke.de)

Digitale Dienstplanung sichert Zukunft

Diese Beispiele zeigen, welche Wirkung digitale Dienstplanung für die Leistungsfähigkeit und damit für den gesellschaftlichen Auftrag von Krankenhäusern hat, der in nicht weniger als in der Sicherung der Gesundheitsversorgung der Bevölkerung besteht.

Oder kurz: Versorgungssicherheit entsteht durch die optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Und dafür braucht es unter den aktuellen und zukünftigen Rahmenbedingungen digitale Systeme, die Krankenhäusern und Kliniken neue Handlungsfreiräume verschaffen und damit entscheidend dazu beitragen, die Zukunft des deutschen Gesundheitswesens zu sichern.