Neue Perspektiven im Ausfallmanagement

Personelle Engpässe gibt es im Krankenhaus täglich. Deshalb ist ein wirksames Engpass-Management entscheidend, um einen sicheren und zuverlässigen Betrieb im gesamten Haus sicherzustellen. Engpässe entstehen einerseits, wenn kurzfristig mehr Patienten auf einer Station versorgt werden müssen als geplant, und andererseits, wenn Personal ausfällt.

Dabei stellen vor allem kurzfristige Personalausfälle viele Krankenhäusern täglich vor ein immenses Problem. Um das Niveau von Leistung und Qualität im Falle von Ausfällen aufrechtzuerhalten, verwenden Leitungskräfte eine Menge Energie und Zeit auf die Suche nach einer Vertretung.

Rund 1,5 Stunden benötigt ein Personalplaner im Schnitt für die Kompensation eines ungeplanten Ausfalls.

Und das Problem ist groß: Bei 1.000 Mitarbeitenden und einer Krankenquote von acht Prozent sowie einer durchschnittlichen Fehlzeit von vier Tagen, kommt eine Organisation auf 20.000 Krankentage pro Jahr.

Gelingt es nicht, eine Vertretung zu finden, können die Konsequenzen gravierend sein: von der Reduktion der Kapazitäten auf der betroffenen Station, überlasteten Teams und erschöpften Mitarbeitenden, über finanzielle Einbußen bis hin zu unzufriedenen Patienten.

Das Wissen aus der Praxis verfügbar gemacht

Deshalb haben wir bei Pradtke uns intensiv und in engem Austausch sowohl mit unseren Kunden als auch mit führenden Experten in Sachen Ausfallmanagement mit der Lösung des Problems befasst.

Dabei haben wir gemeinsam folgende Erkenntnisse gewonnen:

1. Ein stationsübergreifendes Engpass- und Ausfallmanagement, das sich nicht ausschließlich auf einzelne Bereiche konzentriert, ist am wirksamsten für die gesamte Organisation. Um die vorhandenen personellen Ressourcen bestmöglich zu nutzen, bedarf es einer Übersicht, welche Kräfte mit welchen Qualifikationen auf der eigenen und den anderen Stationen eines Hauses verfügbar sind. So können Dienstplanende direkt sehen, wer für einen kurzfristigen alternativen Einsatz verfügbar ist.
2. Diese Transparenz spart nicht nur Zeit und Arbeit, sondern erhöht gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit durch faire Prozesse und eine für alle nachvollziehbare Besetzung der Stationen.
3. Diese Form des Fair-Plays schafft beste Ergebnisse durch offenes und übergreifendes Teamwork – zum Wohle von Menschen und Organisation.

Gerechte Entscheidungen mit plan b

plan b ist für den TIMEOFFICE-Kosmos entwickelt worden und liefert eine Übersicht der Personalverfügbarkeiten für jede Station und Schichtgruppe. Auf Basis dieser Daten werden Über- und Unterkapazitäten analysiert und sichtbar gemacht. Das beendet das vielfach übliche Stationsbingo.

Mit plan b treffen Dienstplanende objektive und mitarbeiterfreundliche Entscheidungen in nur wenigen Sekunden. Mit der neuen Dienstplanansicht in plan b können Personalplaner auf einen Blick sehen, welche Kräfte mit welchen Qualifikationen auf den Stationen verfügbar sind. Dadurch wird die Nutzung und Verteilung der verfügbaren Ressourcen direkt optimiert.

In Zukunft noch besser

Damit Sie auch in Zukunft für die Herausforderungen des Ausfallmanagements bestens gewappnet sind, entwickeln wir plan b kontinuierlich weiter. Dafür arbeiten wir an einer Funktion, die automatisiert konkrete Mitarbeiter-Vorschläge für die aktuelle Ausfallsituationen gibt. Durch die Verknüpfung mit der TIMEOFFICE Mobile-App wird zudem die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden möglich.

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