Timeoffice versteht Feuerwehren und Rettungsdienste

„Feuerwehren sind sehr speziell“, stellt Marcus Spiller, zuständig für die Personalplanung bei der Feuerwehr Salzgitter, fest. Gesetzliche Bestimmungen und aktuelle Besoldungs- und Tarifverträge treffen auf lokal gewachsene Besonderheiten. Da braucht es Software-Systeme, die eine hohe Flexibilität mitbringen und Feuerwehren verstehen.

Stets auf dem neuesten Stand

TIMEOFFICE ist die Softwarelösung für Dienstplanung, Zeitwirtschaft und Personalmanagement der Pradtke GmbH. Das Software-Unternehmen mit Sitz in Bochum hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in diesem Bereich. Ursprünglich konzipiert für Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens wurde TIMEOFFICE von der Pradtke GmbH für die speziellen Anforderungen der Feuer- und Rettungswachen weiterentwickelt und gehört heute zu den führenden Produkten am Markt. Insgesamt hat sich das System deutschlandweit bereit in rund 600 Einrichtungen erfolgreich bewährt. Seit 2009 setzen nunmehr 36 Feuerwehren TIMEOFFICE zur Dienstplanung für rund 10.000 Mitarbeiter ein.

Alle Standards erfüllt

In TIMEOFFICE sind alle relevanten Tarif- und Gesetzeswerke wie etwa AZVOFeu und TVöD stets aktuell hinterlegt, ergänzt um die hauseigenen Dienstvereinbarungen vor Ort. Für die Dienstplanung berücksichtigt TIMEOFFICE zudem automatisch die vorgeschriebene Mindestvorhaltung, Funktion und Qualifikation der Einsatzkräfte, ihren Beamten- bzw. Angestelltenstatus und eine Ausgewogenheit in der Verteilung der Dienste zuungünstigen Zeiten (DuZ).

Rechtssicher und effizient

Feuerwehren benötigen ein straff organisiertes Personalmanagement entlang der verbindlichen Vorgaben des Brandschutz- und Rettungsdienstbedarfsplans, denn dies gewährleistet die größtmögliche Rechtssicherheit. Außerdem unterstützt es die Dienstplaner dabei, eine hohe Leistungsfähigkeit- und Einsatzbereitschaft im Brand- und Rettungsdienst sicherzustellen, ohne den Rahmen begrenzter finanzieller Ressourcen zu sprengen. „Mit dem Einsatz von TIMEOFFICE ist bei uns die Mitarbeiterzufriedenheit spürbar gestiegen“, sagt Patric Ramacher, Brand- oberamtsrat bei der Feuerwehr Düren. „Die Rettungsdienstschichten sind jetzt gleich verteilt. Und im Mitarbeiterportal können die Mitarbeiter zum Beispiel ihr Stundenkonto und die aktuelle Planung sofort sehen.“

Das Team hat seine Kontostände im Blick

Denn über das Mitarbeiterportal können sich auch Mitarbeiter außerhalb der Verwaltung in Teilbereiche der Dienstplanung einloggen. Dort sehen sie ihre geleisteten Dienste und ihre aktuellen Kontostände für Urlaub sowie aktuelle Zeit- und Abrechnungsdaten. Dadurch sind sie stärker in die Dienstplanung involviert und können deren Gestaltung nachvollziehen und mitbeeinflussen. „DuZ- und Sonderzuschläge habenwir früher händisch eingetragen“, sagt Marcus Spiller. „Das erfolgt heute in TIMEOFFICE automatisch. Und die Kollegen können ihre Zuschläge im Mitarbeiterportal einsehen. Diese Transparenz schätzen wir sehr.“

Weniger Aufwand, mehr Zeit fürs Wesentliche

„Wenn man ein neues Programm für Dienstplanung, Zeiterfassung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung anschafft, dann muss es möglich sein, das gesamte Personal damit zu verwalten“, erklärt Maik Bärwald, Brandamtsrat bei der Feuerwehr Erfurt, die Entscheidung für TIMEOFFICE. Heute verwaltet Bärwald die abrechnungsrelevanten Daten von 235 Beamten in der Berufsfeuerwehr und die1.250 Mitarbeiter der freiwilligen Feuerwehr in TIMEOFFICE.

In wenigen Klicks zu einer mitarbeiterorientierten Dienstplanung

Mit TIMEOFFICE kann dank der vielen automatischen Einstellungen diebesonders bei der Feuerwehr komplizierte Dienst- und Einsatzplanung stark vereinfacht werden. So lassen sich mit dem Programm 24-Stundenschichten oder 12/12- bzw. 11/13-Stundenschichten so planen, dass jeder Mitarbeiter gerecht mit Arbeitslasten zwischen Brandschutz und Rettungsdienst eingeteilt ist. Auf Basis des monatlichen Dienstplans lässtsich intuitiv der Wach- und Einsatzplan für die jeweilige Schicht erzeugen. Auf Wunsch erstellt das Programm sogar selbsttätig konsistente Besetzungsvorschläge.

Gerechtere Aufteilung für zufriedenere Mitarbeiter

In die Dienstplanung fließen dabei Sachverhalte wie Stundenausgleich, Freischicht oder krankheitsbedingter Ausfall automatisch mit ein. Ebenso werden Qualifikationen und Ausbildungen der Einsatzkraft (etwa Führungslehrgänge, Atemschutzgeräteträger, Rettungsassistent) in die Planung mit einbezogen. Am Ende steht ein valider und gleichzeitig flexibler Dienstplan, der die Wünsche des Einzelnen mit berücksichtigt und den Einsatzkräften eine bessere Balance zwischen Dienst und Freizeit ermöglicht. So entsteht eine nachhaltige Arbeitszeitregelung, die die gesetzlichen Vorgaben und die hohe Belastung der Bediensteten gleichermaßen ernst nimmt.

Dank operativem Zeitmanagement zu strategischer Führung

„Mit TIMEOFFICE kann ich Personalthemen strategisch planen“, sagt Patric Ramacher. „Dank des Auswertungsgenerators für Arbeitszeitkonten kann ich nicht nur jederzeit sehen, wo das Stundenkonto eines Mitarbeiters steht, sondern auch wie viele Fortbildungen er gemacht und wie viele Einweisungen er absolviert hat.“ So nutzt der stellvertretende Amtsleiter TIMEOFFICE auch zur Analyse und strategischen Personalentwicklung. „Dank der prospektiven Auswertung sieht man sofort, wann etwa die nächste Weiterbildung ansteht“, sagt Ramacher. „Mit wenigen Klicks erhält man gesicherte Zahlen“, ergänzt Marcus Spiller. „So konnten wir nach Einführung von TIMEOFFICE nachweisen, dass unser Personalfaktor um eine ganze Stelle zu niedrig war. Das haben wir durch entsprechende Neubesetzungen geändert.“